Od kilku dekad jest to jedno ze słów, które przewija się nie tylko w publikacjach branżowych, lecz także słyszane jest dość często w codziennych wiadomościach, a nawet w języku potocznym. Spedycja – bo o niej mowa – to obok marketingu i reklamy, logistyki, obsługi klienta, e-commerce i sklepu internetowego, najczęściej wymieniane zjawisko z szeroko pojętej nowej ekonomii.
Przemieszczanie towarów kiedyś, czyli spedycja w dawnych wiekach
Od momentu, gdy we wczesnej starożytności człowiek w wielu miejscach basenu Morza Śródziemnego zaczął prowadzić osiadły tryb życia (odchodząc od gospodarki łowiecko-zbierackiej), zmienił się nie tylko styl życia całych społeczności, lecz także sposób zarządzania dobrami materialnymi. Lokalne społeczności, jak i większe organizmy państwowe, zwiększały swą władzę i oddziaływanie kulturowe, nie tylko za pomocą najprostszych narzędzi politycznych, jakimi był brutalny podbój. Już w ówczesnym okresie, siła militarna nie była jedynym sposobem pomnażania wartości dodanej. Takim kolejnym, bardzo ważnym czynnikiem bardzo szybko zaczęła być wymiana towarowa, a wraz z nią intensywna spedycja produktów.
Z pomocą efektów wykopalisk archeologicznych na wzmiankowanym terenie oraz dzięki pierwszym źródłom pisanym, wiemy, iż spedycja towarów i swoista sieć powiązań handlowych rozwijała się bardzo szybko już w okresie Starożytności na długo przed pojawieniem się pierwszych państw europejskich! Zachowały się bowiem tabliczki gliniane z okresu nawet wczesno-sumeryjskiego (tzw. Okres Dżemdet Nasr 3100-2900 p.n.e) będące nie tylko potwierdzeniem ewolucji pisma z systemu obrazkowego do klinowego, lecz także swoistym pierwszym raportem, zestawieniem spedycyjnym. Urzędnicy danego miasta-państwa bardzo skrupulatnie odnotowywali, co i gdzie wędrowało z ich kraju, wino i piwo, zboża i tekstylia, wyroby rzemieślnicze. Od tamtych, zamierzchłych czasów, wymiana handlowa i będąca jej sercem spedycja, tylko zwiększała swą intensywność, zasięg terytorialny i metody zarządzania samym procesem. Rzecz jasna, zwiększyła się także różnorodność przemieszczanych towarów, jak i spedycyjne rozwiązania technologiczne.
Spedycja – sposoby definicji zjawiska
Określenie spedycja pochodzi od łacińskiego słowa expeditio, oznaczającego wyprawę. Bardziej miarodajny jest tu jednak łaciński czasownik expedio, mówiący wprost o czynności przenoszenia rzeczy lub przemieszczania się z pomocą stóp. Dziś spedycja to nie „expeditio sacra”, czyli wyprawa krzyżowa, lecz bardzo ważny proces, którego celem jest optymalne zorganizowanie przewozu towarów. Optymalizacja polega tu przede wszystkim na odpowiednim doborze środków transportu, na zgraniu w czasie poszczególnych elementów w łańcuchu dostaw i wreszcie, na szeroko rozumianym zarzadzaniu ryzkiem, które to podejście zajmuje ostatnimi czasy dość ważne miejsce w filozofii, zarządzania przedsiębiorstwem. Jak więc widać z powyższej, pokrótce naszkicowanej definicji spedycja, nie ogranicza się wyłącznie do samego transportu, jak potocznie wielu z nas ją rozumie. Spedycja bowiem to nie tylko sama czynność przewożenia produktów ciężarówką lub rejs statkiem handlowym.
Szersze rozumienie kryje się w przepisach krajowych (między innymi art. 794 KC) i międzynarodowych, gdzie do działań spedytora należą podejmowane za odpowiednim wynagrodzeniem „inne usługi”, które przyczynią się do skutecznego doprowadzenia towaru do punktu docelowego, przy – jeśli nie całkowitym wyeliminowaniu, to zminimalizowaniu czynników zakłócających, opóźniających transport lub zmniejszających wartość towaru.
Najlepszą definicję w tym zakresie zdaje się tworzyć polski badacz akademicki A. Salomon, który podkreśla, iż spedycja to złożony proces, na który składają się także czynności o charakterze „organizacyjno-doradczym” i „organizacyjno-prawnym”. Nie będąc fachowcami z dziedziny technologii produkcji, każdy z nas z pewną dozą intuicji wie, jak wiele różnorodnych i skomplikowanych działań wytwórczych podejmowanych jest, by uzyskać produkt gotowy taki jak np. samochód osobowy. Wiele podzespołów produkowanych jest przez całą grupę podwykonawców. Taki sam stopień komplikacji prezentują wcześniejsze etapy projektowania i planowania produkcji. Poza tym, niezbędny jest sztab, który niemalże jak filmowy producent wykonawczy musi to wszystko zgrać i umiejscowić w czasie. Spedycja jawi się tu podobnie, jeśli chodzi wielość elementów, różnorodność czynności, decyzje w wyborze zastosowanych środków, a nad wszystkim tym czuwa nie kto inny, jak spedytor.
Czym tak właściwie zajmuje się spedytor?
Generalnie spedycja z szeroko pojętej logistyki wyodrębniona została na podstawie dwóch przesłanek. Kryterium czynnościowe sprowadza się do zaistnienia funkcji przewoźnika towarów, natomiast prawno-handlowe pojawia się w momencie, gdy spedytor podejmuje się usługi, w trakcie której przejmuje prawną odpowiedzialność za powierzone mienie.
Do obowiązków spedytora należy nie tylko wybór właściwego środka transportu i zaplanowanie, monitorowanie samego przewozu, lecz także dopełnienie szeregu czynności formalnych. Wśród nich znajduje się przyjęcie i sformułowanie zlecenia spedycyjnego – dokumentu (najczęściej w formule pdf), którego akceptacja przez obie strony procesu spedycyjnego oznacza nawiązanie rzeczywistej współpracy. Dobry spedytor będzie wiedział rzecz jasna, jakie informacje praktyczne i formalnoprawne winny znaleźć się w takowym dokumencie.
Według litery prawa, spedycja jako taka wymaga, by spedytor zorganizował nie tylko sam oczywisty przewóz ładunku, lecz podjął się także załadunku i rozładunku, jak również zapewnienia ewentualnego czasowego składowania, jeśli takowa konieczność zajdzie w czasie transportu. Zazwyczaj spedytor nie posiada własnych środków transportu, korzysta raczej (podpisując stosowne umowy) z floty środków transportu innych firm.
Wśród innych czynności z zakresu możliwych obowiązków spedytora wymienić trzeba także przygotowanie towarów do transportu. Jeśli tylko klient będzie tego wymagał, firma spedycyjna może wśród oferowanych usług zapewnić pakowanie lub przepakowywanie towarów, tak by w sposób bezpieczny i nienaruszalny pod względem wartości przeszły całą procedurę transportową.
Bardzo często zdarza się, iż spedycja wymaga dodatkowych zabezpieczeń niż tylko przepakowanie. Mowa tu o zapewnieniu ubezpieczenia przesyłki, czego firma spedycyjna również może się podjąć. Spedytor zajmie się także odprawami celnymi towarów, jeśli opuszczają one obszar unii celnej, obowiązującej w granicach europejskiej wspólnoty.
Jak nawiązać współpracę z dobrą firmą spedycyjną?
W zalewie podmiotów, które tylko na rynku krajowym swą liczbą mogą przyprawić potencjalnego klienta o ból głowy, dobrze jest nawiązać współpracę ze spedytorem, który wykazuje się długoletnim doświadczeniem w branży. Lata praktyki oznaczają bowiem nie tylko swobodę w podejmowaniu decyzji, dogłębną znajomość instrumentów i procesów transportowych, lecz także spedytorowi umiejętność poruszania się we wciąż przekształcającej się branży. Przecież spedycja, jak każda inna dziedzina życia gospodarczego podlega ciągłym zmianom prawnym i technologicznemu progresowi.
